Офис-менеджер в ателье

Офис-менеджер в элитное ателье

Обязанности

1. Работа с клиентами и коммуникация

•Приём входящих звонков и сообщений, первичная консультация клиентов по заявкам с сайта и мессенджеров.

•Корректное внесение информации о клиентах и заказах в CRM-систему.

•Назначение и подтверждение записей клиентов, ведение журнала приёма.

•Оповещение клиентов о предстоящих примерках и готовности изделий.

•Поздравления клиентов с днём рождения (Москва и Санкт-Петербург).

•Оформление и регистрация подарочных сертификатов в CRM.

•Взаимодействие с курьерами по доставке сертификатов и готовых изделий.

•При запросе клиента — оперативно передавать задачу соответствующему менеджеру.

2. Работа с документацией

•Печать бланков, договоров, ведомостей (подготовка комплекта минимум на 4 дня).

•Контроль наполнения и актуальности папок «Договоры» и «Поставки»; своевременная замена старых документов.

•Сортировка и хранение договоров по номерам.

•Внесение данных о поставках в CRM-систему: точные даты, изменение статусов, удаление слов «примерно».

3. Организация работы офиса

•Контроль чистоты и порядка в офисе, координация работы клининга.

•Закупка офисных расходных материалов и продуктов:

вода Живея / Водовоз, конфеты, молоко, кофе, стаканы, сахар, чай, салфетки, туалетная бумага, бумага для рук, ложки/вилки, чистящие средства и пр. по утверждённому списку.

•Контроль наличия расходных материалов и упаковки:

чехлы, пакеты, вешалки, сертификаты — своевременный заказ и выкладка на первый этаж.

4. Координация работы команды

•Ежедневно формировать список примерок на следующий день, передавать на подготовку и контролировать актуальность.

•Утром проверять примерки, при изменениях — обновлять список.

•Контролировать обзвон клиентов по поставкам: звонить, приглашать на примерку, ориентировать на конкретного менеджера и дату визита.

•При срочных заказах — действовать по внутреннему регламенту:

немедленно информировать старшего менеджера и ускорить согласование сроков.

5. Временные рамки и дисциплина

Обрабатывать все новые лиды и заявки в течение 15 минут с момента поступления и до 21:00. Вечерние/ночные обращения поступившие после закрытия офиса обрабатываются утром следующего дня.

•Поддерживать деловой стиль общения, использовать утверждённые шаблоны ответов.

•Быть вежливой, собранной и поддерживать высокий уровень сервиса, соответствующий стандартам компании.

Требования:

• Высшее образование
• Развитые коммуникативные навыки, дружелюбность
• Знание принципов документооборота, деловой переписки
• Аналитический ум, ответственность, исполнительность, энергичность, инициативность
• Уверенный ПК-пользователь

• Оформление по ТК, оплачиваемый отпуск
• Карьерный рост и рост дохода по достижению результатов
• График работы обсуждается индивидуально. 5 дней в неделю, с 10 до 19, с 11 до 20 или с 12 до 21. Также возможно 4 дня в неделю, с 10 до 21. Суббота рабочая.
• Уровень дохода обсуждается индивидуально с успешным кандидатом (оклад от 80000 + премия, бонусы)
• Корпоративный английский
• Корпоративная одежда
• Повышение квалификации, семинары по стилю, участие в fashion мероприятиях
• Молодой и дружный коллектив
• Удобное расположение шоу-рума на Садовом кольце
• Испытательный срок 1 месяц