Офис-менеджер

1. Организация рабочего процесса (управление документацией).

- участие в системе электронного документооборота;

На 1 этапе – центральное, На 2 этапе – как оператора документооборота;

- регистрация входящей и исходящей документации (журналы: входящие, исходящие,

приказы);

- копирование и сканирование документов, подготовка документов к проверкам или

отправке по требованию;

- перевод или организация перевода документов на английский язык;

- взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами;

2. Хозяйственное обеспечение.

- контроль за оборудованием и ресурсами (состояние, обслуживание, ремонт: техника и помещения офиса, печати);

- закупка на офисные нужды (чай, кофе, вода, канцтовары, мебель и т.д.);

- контроль уборки помещения (взаимодействие с уборщицей);

3. Коммуникация с контрагентами и подразделениями.

- прием звонков;

- организация встреч;

- координация внутренних мероприятий (праздники, общие мероприятия);

4. Административная поддержка руководства.

- составление писем, приказов, распоряжений;

- подготовка командировок;

- контроль и управление связью (Мегафон, интернет);

- контроль и организация выпуска ключей ЭЦП;

- контроль сайта.