Администратор / Офис-менеджер

Описание

Мы находимся в поисках ключевого специалиста по административной поддержке. Вы станете "правой рукой" руководителя проекта и связующим звеном между руководством, подрядчиками и внутренними службами, обеспечивая бесперебойность документооборота и коммуникаций.

Обязанности

* Полная организация совещаний для руководства проекта (внутренних и с заказчиками/подрядчиками): подготовка повестки, рассылка приглашений, бронирование переговорных, обеспечение техники; * Ведение и оформление протоколов совещаний (Meeting Minutes), чёткая фиксация решений, ответственных лиц и сроков, а также своевременное доведение протоколов и поручений до всех участников; * Системное напоминание руководителям и ответственным исполнителям о ключевых событиях, дедлайнах и предстоящих встречах. * Ведение реестра поручений и контроль их исполнения в установленные сроки; * Мониторинг и визуализация ключевых сроков проекта (этапов, согласований, поставок) под руководством менеджера проекта; * Поддержание в актуальном состоянии графиков встреч, отпусков, командировок руководства; * Административная помощь в подготовке регулярных отчётов по проекту. * Обработка входящей/исходящей корреспонденции, первичное распределение документов; * Организация рабочего пространства руководителя проекта и команды; * Взаимодействие с офис-менеджерами и другими службами компании по хозяйственным вопросам.

Требования

* Опыт работы администратором, офис- или проект-менеджером от 1 года, желательно в строительной, девелоперской, инжиниринговой компании или смежных отраслях (производство, IT-проекты); * Грамотность, навык делового письма и умение составлять структурированные протоколы; * Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и внимания к деталям; * Навык работы с большим объёмом информации и умение расставлять приоритеты; * Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); * Умение работать в режиме высокой ответственности и сжатых сроков; * Сильные коммуникативные навыки, тактичность и стрессоустойчивость; * Инструментальное владение AI для анализа, генерации и автоматизации.

Условия

* Работа в современном офисе в г. Владивосток; * Расширенный ДМС с первого дня и льготное страхование для близких; * Регулярное корпоративное и внешнее обучение; * Бесплатная подписка СберПрайм+ и скидки на продукты компаний-партнеров; * Фитнес; * Корпоративная пенсионная программа.