Офис-менеджер

• Делопроизводство: прием и учет входящих/исходящих документов, контроль их исполнения, составление писем, отправка почтовой корреспонденции, подготовка документов для сдачи в архив (документооборот на базе 1С);
• Прием/сортировка и отправка электронных сообщений, печать, сканирование, ксерокопирование, поиск информации в Internet;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка канцелярии, мебели, чистящих средств, расходных материалов, техники, воды);
• Встреча посетителей офиса (чай, кофе);
• Оборудование рабочих мест для новых сотрудников;
• Быть неотъемлемой частью команды и хорошей «хозяйкой» офиса.

• Уверенное владение ПК и программами Microsoft Office, Outlook, Excel;
• Опыт работы с оргтехникой и мини АТС;
• Знание основ делопроизводства;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Способность эффективно работать в условиях многозадачности;
• Знание делового этикета;
• Ответственность, коммуникабельность, исполнительность, дружелюбие;
• Деловой стиль одежды.

Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору,

- Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

- Вести учет прохождения документов.

- Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.

- Готовить проекты документов по поручению генерального директора.

- Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и обособленными подразделениями.

- Немедленно сообщать Генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.

- Осуществлять по поручению Генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями и органами.

- Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

- Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

- Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.

- Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.

- Принимать участие в совещаниях, которые созывает Генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.

- Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

- Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью Общества.

- Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

- Соблюдать конфиденциальность информации.

- Выполнять все распоряжения руководства.

- Обеспечивать сохранность документов.

- Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.

- Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.