Личный помощник коммерческого директора / офис-менеджер

Обязанности:

• Организационно-техническое обеспечение деятельности коммерческого директора (ведение календаря, планирование, согласование и подтверждение времени встреч);
• Регистрация на форумах, семинарах и деловых мероприятиях коммерческого директора;
• Travel-поддержка: организация и координация деловых поездок и командировок (бронирование отелей, заказ билетов, трансфера, оформление виз);
• Выполнение личных поручений коммерческого директора (по мере необходимости);
• Организация проведения еженедельных совещаний и оформление протоколов по их итогам;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, продуктов питания, хозтоваров, контроль чистоты).
• Регистрация входящей/исходящей документации (проверка изложения и содержания письма на предмет грамматической, пунктуационной и стилистической корректности);

• Взаимодействие с курьерскими службами по организации отправки деловой корреспонденции;
• Обеспечение хранения и систематизации документации в бумажном виде;
• Отслеживание дней рождений заказчиков для организации поздравлений, формирование подарков;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий.

Требования:

• опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, координатором или административным ассистентом;
• умение работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами;
• высокий уровень самоорганизации, внимательность, ответственность;
• умение расставлять приоритеты и контролировать сроки;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение ПК, офисными программами, таблицами, электронной почтой;
• готовность работать в динамичном темпе и с большим количеством текущих задач;
• умение сохранять спокойствие, собранность и рабочий настрой в напряжённых ситуациях.

Будет преимуществом:

• опыт поддержки руководителя с высоким темпом работы;
• опыт координации задач между несколькими участниками;
• навык не только исполнять поручения, но и предлагать удобную систему организации работы;
• опыт работы в коммерческих, строительных, проектных или логистических компаниях.

Мы ищем человека, который:

• умеет держать в фокусе сразу несколько задач;
• не теряется в большом потоке информации;
• способен поддерживать порядок в задачах, сроках и коммуникациях;
• умеет бережно, но уверенно возвращать коллег и руководителя к договорённостям и дедлайнам;
• готов стать надёжной опорой руководителя в ежедневной работе.

Условия:

• работа в обособленном подразделении ООО «Энердрим» в г. Санкт-Петербурге;
• оформление в соответствии с ТК РФ;
• график работы: 5/2;
• стабильная заработная плата, обсуждается по итогам собеседования;
• подарки на новый год детям работника;
• корпоративные мероприятия;
• корпоративная связь;
• работа в динамичной среде, где важны инициативность, собранность и умение быстро ориентироваться в задачах.

Дополнительная информация для кандидатов:

В сопроводительном письме желательно кратко указать:

• был ли у вас опыт поддержки руководителя в интенсивном рабочем ритме;
• как вы обычно ведёте и контролируете задачи, чтобы ничего не терялось;
• в чём вы видите главную ценность сильного помощника руководителя.