Специалист по документообороту

Коммуникационное агентство, специализирующееся на Media relations, Influencer marketing и PR (сфера бьюти, фешн и лайфстайл) в рамках расширения команды в поиске внимательного и опытного Специалиста по документообороту

Задачи:

Ведение системы документооборота:

- Прием, проверка, составление, обработка и передача документов от/к контрагентам в бухгалтерию (договоров, приложений, счетов), формирование отчетов в рамках направления деятельности компании

- Проверка соответствия документов рабочим проектам

- Вычитка документов на логику и ошибки, внесение реквизитов. Подготовка к подписанию и контроль получения подписанных оригиналов

- Организация документооборота: ведение реестра документов в электронном и бумажном виде, сортировка, сканирование и архивирование документов. Ведение единого архива данных. Поддержание актуальности базы с информацией о заключенных договорах и приложениях

- Учет и контроль сроков исполнения обязательств по договорам с контрагентами, контроль своевременности оплаты услуг, информирование о приближающихся и пропущенных сроках оплат

- Сбор и проверка отчетов от менеджеров проектов

- Составление договоров совместно с юридическим отделом

Работа в системе ОРД (Озон)

- Работа с данными в ОРД, внесение данных в ОРД

- Проведение маркировки РИМ, получение ERID

- отчетность ЕРИР

Работа в системе документооборота ЭДО (Диадок)

- Загрузка/Отправка документов. Отслеживание этапов согласования документов и отработка комментариев (совместно с бухгалтерией)

Поручения в рамках организации общего документооборота компании

Что нужно знать и уметь:

- Опыт работы с документами (опыт работы с документами по оказанию рекламных услуг – существенное преимущество)

- Знание основ делопроизводства и документооборота

- Опыт работы с бухгалтерией и 1С приветствуется

- Опыт работы с системами ЭДО приветствуется

- Навыки работы с маркировкой в системе ОРД и отчетностью

- Знание работы с Google Docs, MS Office Word и Excel, программы презентаций, оргтехника

- Впечатляющая внимательность и педантичность. Навык работать с большим объемом информации. Понимание логики договоров, куда смотреть, на что обратить внимание, где могут быть нюансы

- Готовность нести ответственность за документы агентства. Способность самостоятельно организовать свой день так, чтобы всё успеть в лучшем виде

Условия:

- полная занятость, гибрид (2 дня в неделю в офисе обязательно)

- рабочий день с 10.00 до 19.00

- конкурентная заработная плата по результатам собеседования

- офис в центре Москвы (5 минут от м. Маяковская) с кухней

- компания на рынке более 10 лет, команда небольшая, но очень дружная и амбициозная