Секретарь руководителя (приемная Правления)

Обязанности:

• выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя;

• получать необходимые руководителю сведения от подразделений, вызывать по его поручению работников;

• организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

• принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

• по поручению руководителя составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем; • выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; • соблюдение единых требований информационной безопасности;

• соблюдение нормативно-технической документации Общества, в области обеспечения информационной безопасности;

• организация приема посетителей с соблюдением этики общения, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

• сортировка документов;

• регистрация приказов Общества в системе электронного документооборота;

• организовать работу по регистрации, учету, ознакомлению и передаче документов в структурные подразделения, а также передачи документов на рассмотрение руководством

• отправка писем через официальную электронную почту;

• вести учет документации и подшивать в регистрах; • контролировать согласования/подписания исходящих писем;

• осуществлять контроль над правильным оформлением всех документов;

• проходить курсы по повышению квалификации, улучшать свои знания для совершенствования работы Административного отдела;

• соблюдение нормативно-технической документации Общества, в области обеспечения информационной безопасности.

Требования:

• Высшее, среднее техническое, профессиональное, среднее (среднее специальное, среднее профессиональное) образование по соответствующей специальности