Делопроизводитель

Обязанности:

• Ведение полного цикла делопроизводства: регистрация, учёт и хранение входящей/исходящей документации и приложений к ним, служебных записок.
• Организация и контроль документооборота : маршрутизация документов между подразделениями, подрядчиками и клиентами, контроль сроков исполнения и ответственных.
• Подготовка документов для подписания руководством: сбор комментариев, согласование изменений, формирование пакет документов и сопроводительных писем.
• Архивирование документов в физическом и электронном виде, обеспечение удобного доступа к информации, настройка поиска и метаданных.
• Контроль соблюдения форматов документов, унифицированных форм и требований регламентирующих документов внутри компании и в рамках проектов.
• Организация курьерской и почтовой службы, оформление отправок, отслеживание доставки и получение подтверждений.
• Поддержка подготовки и согласования проектов документов для гос и надзорных органов, если это требуется (письменные уведомления, акты обследования, запросы).
• Контроль конфиденциальности и доступа к документам: определение уровней доступа, работа с конфиденциальной информацией, соблюдение требований информационной безопасности.
• Поддержка цифрового документооборота: ввод данных в системы Битрикс24, настройка шаблонов документов, уведомлений и отчётности.
• Подготовка отчетности по документообороту для руководства: сроки выполнения, загрузка документов в проектные папки, аналитика по задержкам.
• Взаимодействие с юристами по правовым вопросам документов: обращение за правовой экспертизой, корректировка форм.
• Участие в внутренних аудитах документооборота: сбор и предоставление материалов, устранение замечаний.
• Знать кадровое делопроизводство (возможна частичная работа по кадровым делам).
• Поддержка локальных регламентов и инструкций по офису: обновление инструкций, внедрение изменений (при необходимости).

Требования:

• Опыт работы делопроизводителем, секретарем, офис-менеджером или в аналогичной должности от 1 года (предпочтительно в строительной отрасли).
• Навыки работы с офисными программами (MS Office). Желателен опыт с системами электронного документооборота.
• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность, умение работать в режиме многозадачности, работа в команде.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.
• Знание требований охраны труда и документации по строительству будет преимуществом.
• Готовность к командировкам по объектам.
• Среднее специальное/высшее образование.

Условия:

• Работа по графику 5/2 в офисе с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед.
• Трудоустройство согласно ТК РФ.
• Бесплатные комплексные обеды.
• Испытательный срок 3 месяца.
• Работа в стабильной развивающейся компании.
• Дружный молодой коллектив.