Операционный ассистент / офис-менеджер

О позиции

Мы ищем административного ассистента, который поможет поддерживать порядок в документах, файлах и ежедневных операционных задачах.

Роль подойдет человеку, которому комфортны таблицы, документы, переписка, контроль сроков и активная работа с цифровыми инструментами. Нам важно, чтобы кандидат не просто выполнял поручения, а мог замечать повторяющиеся процессы, предлагать улучшения и использовать современные инструменты для более эффективной работы.

Задачи

— вести договоры, счета, акты и другие рабочие документы;
— отслеживать оплаты, расходы и закрывающие документы;
— взаимодействовать с бухгалтерией, поставщиками и подрядчиками;
— обновлять таблицы, реестры и отчеты;
— помогать с организацией встреч, перепиской и офисными вопросами;
— работать в Microsoft Office 365: Excel, Word, Outlook, Teams, OneDrive, Azure;
— контролировать сроки, согласования и подписи;
— выполнять административные поручения руководителя и команды;
— помогать систематизировать офисные процессы: шаблоны, инструкции, чек-листы, таблицы;
— использовать AI-инструменты для автоматизации рутинных задач, подготовки текстов, отчетов, таблиц и рабочих материалов.

Требования

— опыт работы ассистентом, офис-менеджером, администратором, координатором, account manager, project manager или операционным ассистентом;

— Высшее образование;
— уверенная работа с Excel, Word, Outlook и другими офисными инструментами;
— внимательность к деталям и аккуратность в документах;
— грамотная письменная и устная речь;
— умение самостоятельно доводить задачи до конца;
— готовность разбираться в новых сервисах и цифровых инструментах;
— интерес к оптимизации процессов, AI-инструментам и автоматизации рутинной работы;
— ответственность, организованность, конфиденциальность;
— английский язык будет преимуществом.

Будет плюсом

— опыт работы с , бухгалтерскими документами и программами;
— опыт ведения задач в Kanban, Scrum;
— понимание договоров, счетов, актов и закрывающих документов;
— опыт настройки таблиц, шаблонов, напоминаний, трекеров или простых рабочих процессов;
— опыт использования AI-инструментов в рабочих задачах;
— образование в области computer science;
— английский язык;
— опыт в международной или структурированной компании.

Условия

— работа в стабильной, международной компании;
— понятные задачи и зона ответственности;
— участие в административных, финансовых и операционных процессах;
— возможность развиваться в сторону office management, AI-dev, operations или finance administration;