Операционный бизнес-ассистент / координатор собственника

О роли

Ищем человека, который станет операционной опорой собственника компании и поможет держать под контролем большое количество задач, проектов, встреч, подрядчиков, коммуникаций и информации.

Нужен человек, который сможет стать:
— центром координации задач и проектов
— “вторым мозгом” собственника в операционных вопросах
— связующим звеном между людьми, проектами и информацией
— человеком, который помогает структурировать хаос и доводить задачи до результата

Работа включает одновременно несколько контуров:
— стратегические и бизнес-проекты
— медийные и PR-задачи
— координацию подрядчиков и команд
— сопровождение встреч, поездок и мероприятий
— систематизацию информации и базы знаний
— работу с AI-инструментами и аналитикой

Основные задачи

1. Координация задач и проектов

— контроль исполнения задач и поручений
— ведение трекера задач, статусов и дедлайнов
— фиксация договорённостей и follow-up после встреч
— координация подрядчиков и небольших команд
— контроль сроков, статусов и зависших задач
— помощь собственнику в удержании фокуса и приоритетов

2. Управление контекстом и базой знаний

— ведение и актуализация базы контактов, встреч, проектов и договорённостей
— фиксация ключевых выводов и next step по встречам
— консолидация информации из Zoom, чатов, переписок, голосовых сообщений и документов
— подготовка кратких summary для собственника
— систематизация материалов по людям, компаниям, кейсам и проектам
— поддержание единой системы хранения информации

3. Подготовка встреч и коммуникаций

— организация встреч, Zoom, поездок и мероприятий
— подготовка brief, материалов и презентаций
— коммуникация с гостями, подрядчиками и партнёрами
— сопровождение отраслевых и деловых встреч
— организация логистики, бронирований и графика собственника

4. Работа с AI и аналитикой

— активная работа с ChatGPT и AI-инструментами
— формирование запросов и структурирование ответов
— подготовка one-pager, summary, таблиц, схем, презентаций
— сбор и структурирование аналитики по проектам и рынкам
— помощь в оформлении стратегических и рабочих материалов

5. Медийные и организационные проекты

— сопровождение подкастов, съёмок и мероприятий
— координация подрядчиков по медиа и PR
— помощь в организации контента и коммуникаций
— участие в сопровождении отраслевых и ESG-проектов

Что для нас важно!

Нам подойдёт человек, который:

— любит системность и порядок
— умеет спокойно работать в многозадачности
— быстро адаптируется к новым вводным
— умеет структурировать хаотичную информацию
— слышит задачу и спокойно воспринимает обратную связь
— не уходит в излишний контроль, давление или споры
— умеет быть опорой, а не создавать дополнительный хаос
— умеет самостоятельно дожимать задачи до результата
— обладает высоким уровнем ответственности и самоорганизации
— умеет работать в высоком темпе без потери качества

Требования

— опыт работы бизнес-ассистентом / project manager / coordinator / operations manager от 3 лет
— уверенное владение Google Docs, таблицами, презентациями, Notion/Miro будет плюсом
— опыт работы с ChatGPT и AI-инструментами
— умение структурировать большие объёмы информации
— навыки координации людей и процессов
— грамотная письменная и устная коммуникация
— высокий уровень самостоятельности и инициативности

Будет плюсом:
— опыт работы напрямую с предпринимателями / собственниками
— опыт в медиа, PR, event или консалтинге
— опыт ведения нескольких проектов одновременно
— понимание B2B / ESG / бизнес-среды

Условия

— работа напрямую с собственником компании
— участие в стратегических, отраслевых и медийных проектах
— высокий уровень самостоятельности и вовлечения
— возможность быстрого роста роли вместе с развитием компании

• работа в офисе + сопровождение встреч / мероприятий