Специалист административно-хозяйственного отдела

Обязанности:

1. Подготовка проектов ответов на запросы (письма) от государственных органов и органов местного самоуправления; подготовка проектов ответов на обращения граждан и обращения в виртуальную приемную

2. Подготовка проектов служебных записок, проектов приказов, проектов распоряжений, проектов протоколов. Разработка внутренних документов: отчётов, справок, таблиц по запросам и на постоянной основе. Подготовка сводных данных на основании представленной информации от профильных подразделений

3. Сбор данных по потреблению энергоресурсов в зданиях общежитий и составление отчетов (ежемесячно). Согласование отчетов по потреблению энергоресурсов контрагентами и другими подразделениями СПбГУ

4. Ведение табеля учета рабочего времени, подготовка графиков отпусков, учет больничных. своевременное оформление документов для оформления доплат на замещение сотрудников в период отпусков и временной нетрудоспособности. Работа со штатным расписанием подразделения

5. Работа с интернет - браузером, с текстовым редактором электронных документов, программным обеспечением Microsoft office, 1С Предприятие, СЭД ДЕЛО. Работа со служебными компьютерными программами

6. Осуществление административно-хозяйственной поддержки Управления. Оформление заявок и служебных записок на доставку офисных товаров (канцтовары, техника, оборудование, картриджи), контроль их расходования по общежитиям; Оформление заявок на выдачу СИЗ и контроль исполнения

7. Оформление заявок на подбор персонала, ведение журналов учета, согласование заявок на бытовую технику

8. Подготовка номенклатуры дел Управления; подготовка документов к передаче на архивное хранение, их учет

9. Подготовка необходимых документов для оформления заявок на закупку. Контроль за сроками и качеством исполнения заключенных Контрактов. Взаимодействие с Подразделениями СПбГУ по вопросам исполнения заключенных Контрактов

10. Организация совещаний, рабочих встреч, подготовка протоколов. Согласование документации с другими структурными подразделениями СПбГУ

Требования:

1. Образование высшее

2. Опыт работы в сфере ЖКХ, коммунальные службы, строительство, учебные учреждения

3. Необходимые профессиональные навыки и знания:

- Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации
- Навыки работы с документами, деловой переписки, подготовки информационных материалов, администрирования процессов

- Правила по охране труда и пожарной безопасности

4. Навыки работы с ПК:

- Уверенное владение программами MS Office (Word, Excel обязательно, Power point, Outlook)

- Навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС)

- Навыки работы в Internet и браузерах

- Опыт работы в системах электронного документооборота, SAP

- Опыт работы в 1С

5. Личные качества: коммуникабельность, исполнительность, ответственность, умение работать в режиме многозадачности

Условия:

1. Трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством РФ (оплачиваются отпускные и больничные). Заключается Бессрочный трудовой договор

2. Срок испытания - 3 месяца

3. Пятидневная рабочая неделя, с 9:00 до 17:45. Перерыв на обед с 13:00 до 13:45

4. Заработная плата 58500 рублей до вычета налогов

5. Место работы: Санкт-Петербург, Капитанская улица, д. 3, Отдел эксплуатации зданий 1, Управление по обслуживанию и эксплуатации общежитий