Старший офис-менеджер

Наша команда отвечает за снабжение и благоустройство офисных пространств, формирует среду, комфортную для каждого сотрудника Яндекса. Мы заботимся обо всём: от вкусного кофе и корпоративных мероприятий до оснащения новых офисов мебелью и обустройства музыкальных, игровых комнат, зон отдыха. Для нас очень важно, чтобы коллеги не думали о бытовых вопросах, получали удовольствие от нахождения на рабочем месте и вне его.

Какие задачи вас ждут

Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офисов
Вы будете организовывать своевременные поставки продуктов питания на кофепойнты офиса, контролировать время и качество выкладок, их рациональное потребление. Нужно будет следить за рациональным использованием расходных материалов, канцелярских товаров и принимать участие в запуске новых площадей, включая подготовку кофепойнтов, складов, с/у, комнат персонала, а также на ежедневной основе контролировать работу клининговой компании.

Анализ качества выполненных работ
Вам предстоит следить за качеством работ по обеспечению жизнедеятельности в офисе, контролировать наличие персонала на рабочих местах, проводить регулярные обходы офиса по чек-листам для выявления неисправностей и сбора замечаний, контролировать проведение обходов офиса командой офис-менеджеров. Ваша задача — своевременно предоставлять обратную связь в случае некачественного оказания услуг, составлять акты, принимать участие в регулярных встречах. Нужно будет контролировать исправление выявленных недостатков с соблюдением сроков. Также вы будете следить за качеством услуг подрядных организаций по озеленению офиса, проведению косметического ремонта.

Взаимодействие с коллегами, ведение документооборота и курирование процессов в подразделении
Вам предстоит общаться со смежными подразделениями, внутренними заказчиками, вести документооборот в соответствии с внутренними правилами компании. Также вы будете работать в электронной системе постановки задач: создавать тикеты, контролировать соблюдение сроков их закрытия. Вам нужно быть лидером в команде, организовывать и курировать процессы.

Поддержка в организации корпоративных мероприятий и бизнес-встреч
Вы будете контролировать своевременную подачу данных для заказа продуктов и напитков, организовывать выходы обслуживающего персонала для сопровождения мероприятий, отвечать за соблюдение времени выкладок и сервировки согласно меню и расписанию, координировать персонал компании и подрядных организаций для перемещения мебели, выкладки расходных материалов.

Мы ждем, что вы

• Получили высшее образование и выполняли похожие функции более трёх лет в крупной компании
• Свободно владеете навыками работы с ПК, оргтехникой
• Применяете системный и аналитический подход в работе
• Ответственны, пунктуальны
• Умеете самостоятельно расставлять приоритеты и принимать решения