Офис-менеджер с функциями ассистента руководителя.

- Ведение графика рабочего дня генерального директора (планирование встреч, звонков и тп), выполнение личных задач.

- Автоматизация рутинных задач (Excel, Google таблицы, Битрикс (в перспективе).

- Работа в 1С УНФ, внесение данный по проектам, оформление заявок покупателей и поставщиков, счетов и тп.

- Организация работы документооборота в т.ч. сбор, структурирование и хранение документов по проектам, копирование и сканирование договоров.

- Ведение табеля рабочего времени сотрудников.

- Организация и контроль доставок, работа с курьерскими службами

- Составление агентских договоров, контроль их подписания, учет агентских выплат.

- Обеспечение жизнедеятельности офиса (контроль и организация клининга офиса, заказ канцелярии, мебели, офисной техники, воды, расходных материалов для орг.техники и т.д.), ведение таблицы бюджета расходов на офисные нужды, согласование заявок и счетов на оплату административного назначения с руководителем, передача их в бухгалтерию, контроль оплат.

- Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования

- Организация совещаний и переговоров, протоколирование, встреча и прием гостей, в т.ч. подача чая/кофе гостям.

- Организация служебных поездок сотрудников (заказ и оформление билетов, гостиниц, командировок).

- Помощь в организации мероприятий для архитекторов-дизайнеров, подготовка презентаций.

- Поддержка команды продаж по решению операционных вопросов (своевременное внесение изменений по базе клиентов, помощь в составлении КП, договоров и тд)

- В перспективе работа в CRM-системе (ведение и актуализации информации о клиентах в CRM)

- Выполнение поручений непосредственного руководителя и других руководителей компании.

- Опыт работы на аналогичных позициях от 3х лет;

- Навыки обработки и систематизации информации;

- Опыт работы с электронным документооборотом, продвинутый пользователь MS Office, Google таблицы, PowerPoint, 1С, Photoshop (будет преимуществом);

- Грамотная устная и письменная речь;

- Презентабельный внешний вид;

- Умение работать в режиме многозадачности.

Личные качества:

Внимательность, ответственность, пунктуальность и дисциплинированность, любовь к порядку, в т.ч. в работе с документами, грамотная устная и письменная речь, коммуникабельность и доброжелательность, готовность учиться новому, самостоятельно и быстро принимаете решения в рамках своей зоны ответственности.

- Испытательный срок — до 2х месяцев;

- Официальное трудоустройство по ТК РФ, достойная заработная плата (уровень дохода по результатам собеседования, оклад+премия), предусмотрена дополнительная система премирования по результатам работы за квартал;

- График работы с понедельника по пятницу с 10:00 - 19:00, с перерывом на обед;

- Оснащенная всем необходимым кухня, вкусный кофе;

- Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;

- Красивый, комфортный двухуровневый офис в историческом центре Санкт-Петербурга на Графтио, 3, в шаговой доступности от м. Петроградская.

- Предоставляем всё необходимое: технику, софт, аксессуары.

- Ты будешь участником интересных проектов от ТОП архитекторов-дизайнеров Санкт-Петербурга и Москвы.

В сопроводительном письме опиши почему почему заинтересовала вакансия в нашей компании, чем ты можешь быть полезна/зен нам.