Помощник технического директора

Сфера деятельности организации:

Компания осуществляет техническое обслуживание и эксплуатацию инженерных систем и энергообъектов:

Подстанции 110/6 кВ, 6/0,4 кВ;

Котельные (котлы паровые, газовые);

Водопроводные сети и сети водоотведения;

Системы пожарно-охранной сигнализации.

Специфика: работа с технической документацией, подрядными организациями, надзорными органами (Ростехнадзор, Госпожнадзор), а также административное обеспечение деятельности офиса.

Обязанности:

Организационно-техническая поддержка технического директора:

Ведение календаря руководителя, планирование встреч и совещаний.

Подготовка материалов к совещаниям (сбор отчётов, заявок, дефектных ведомостей).

Участие в подготовке графиков ППР (планово-предупредительных ремонтов) по всем направлениям (электрооборудование, котельное оборудование, водопроводные сети, сети водоотведения, системы сигнализации).

Контроль сроков выполнения поручений (ведение реестра поручений).

Участие в комиссионных осмотрах объектов, оформление ведомостей дефектов.

Оформление заявок на запасные части, материалы, инструмент, СИЗ.

Взаимодействие с подрядными организациями: оформление допусков, подготовка проектов ТЗ.

Делопроизводство и работа с технической документацией:

Ведение архива технической документации (паспорта оборудования, схемы, акты, сертификаты) по всем видам систем: электрооборудование подстанций;

котельное оборудование; водопроводные сети и сети водоотведения;

системы пожарно-охранной сигнализации.

Контроль ведения журналов учёта на объектах.

Подготовка пакетов документов для проверок Ростехнадзора, Госпожнадзора.

Регистрация и контроль движения входящей/исходящей корреспонденции.

Подготовка проектов служебных записок, писем, приказов, распоряжений.

Актуализация инструкций по охране труда, производственных инструкций.

Контроль сроков действия договоров на обслуживание.

Административные функции:

Заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, расходных материалов для оргтехники.

Контроль работы оргтехники, взаимодействие с обслуживающими специалистами.

Организация встреч и приёма посетителей

Контроль баланса корпоративных сим-карт, работа с провайдерами связи.

Размещение внутренних объявлений, уведомлений для персонала.

Требования:

Образование: Среднее-техническое или высшее техническое.

Опыт работы: не менее 3 лет на административных или технических должностях (секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, помощник руководителя, техник, диспетчер).

Знания: основы организации документооборота (входящие/исходящие, номенклатура дел, сроки хранения); правил деловой переписки и оформления служебных документов; принципов работы офисной техники и средств связи.

Технические знания: базовых основ устройства и эксплуатации энергообъектов и инженерных систем (на уровне понимания терминов: подстанция, трансформатор, котельная, тепловой контур, водопроводные сети, сети водоотведения, сигнализация).

Навыки: Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); Навык ведения электронного документооборота (приветствуется знание 1С: Документооборот или аналоги);

навык организации встреч, приёма посетителей; Грамотная устная и письменная речь.

Личные качества: ответственность, исполнительность, внимательность к деталям.

Умение работать с большим объёмом информации и документов.

Организованность, умение планировать своё время и работу других.

Коммуникабельность, навыки делового общения.

Стресоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

Трудоустройство: Оформление по ТК РФ с первого дня.

Испытательный срок: 2 месяца (или срочный трудовой договор на этот период).

График работы: 5/2, с 7:00 до 15:42 (по пятницам с 7:00 до 14:42).

Командировки: Отсутствуют.

Социальный пакет: Оплачиваемый больничный, отпуск 28 дней.

Обучение: Оплата курсов повышения квалификации (при необходимости).

Предоставление корпоративной мобильной связи.