Администратор

Чем предстоит заниматься:

• Организация и координация административных процессов. Разработка и внедрение административных политик, процедур и лучших практик для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности, устранение узких мест в рабочих процессах.
• Управление офисными ресурсами и инфраструктурой.
• Контроль за состоянием офиса, оборудования, мебели, запасов расходных материалов (канцелярские товары, оргтехника и т. д.)
• Управление закупками, взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.Организация рабочего пространства, контроль за состоянием офиса, управление ресурсами и запасами офисных материалов.
• Контроль и руководство административным персоналом. Координация работы вспомогательного персонала, постановка задач, контроль исполнения.Работа с документооборотом. Обеспечение правильного оформления, хранения и архивирования документации, контроль соблюдения сроков исполнения документов, оптимизация документационных потоков. Работа с системами электронного документооборота.
• Координация коммуникационных потоков. Обеспечение эффективного информационного обмена между подразделениями, организация совещаний, встреч, деловых мероприятий, корпоративных событий. Взаимодействие с внешними партнёрами и поставщиками по административным вопросам.
• Бюджетирование и финансовое управление. Планирование, контроль и оптимизация затрат на административно-хозяйственные нужды. Управление бюджетами, расходами и финансовыми отчётами.
• Оптимизация процессов. Выявление узких мест, внедрение новых технологий и стандартных процедур для повышения операционной эффективности.
• Подготовка отчётности. Формирование регулярной отчётности для руководства о ходе и результатах выполнения административных процессов, организации работы офиса и обеспечении необходимых ресурсов.

Мы ожидаем:

• Высокие организаторские способности
• Навык ведения переговоров с поставщиками и внутренними заказчиками, умение выстраивать эффективную коммуникацию
• Умение работать с большим количеством информации
• Внимательность/структурность