Специалист по сервисному документообороту

Обязанности:

• Ведение и сопровождение документооборота Сервисного направления.
• Подготовка, проверка и систематизация документов.
• Ведение информации о подрядчиках, договорах и оказываемых услугах в 1С и других рабочих системах.
• Поиск подрядчиков и мастеров в городах присутствия компании.
• Ведение переговоров с подрядчиками, согласование условий сотрудничества и стоимости услуг.
• Сопровождение заключения и исполнения договоров.
• Определение и актуализация перечня услуг, оказываемых подрядчиками.
• Контроль доступности услуг и актуальности информации по городам.
• Контроль прохождения заявок: передача подрядчику, сроки исполнения, результат оказания услуги.
• Работа с обратной связью от клиентов и подрядчиков.
• Взаимодействие с подрядчиками по вопросам качества и сроков оказания услуг.
• Проведение сверок с подрядчиками и подготовка документов для оплаты.
• Контроль корректности взаиморасчетов.
• Взаимодействие с коллегами Сервисного направления, Розницы, бухгалтерии и других подразделений.
• Подготовка и актуализация регламентов, инструкций и рабочей документации.
• Участие в запуске новых сервисных процессов и услуг.
• Поиск возможностей для автоматизации и упрощения текущих процессов.
• Подготовка предложений по улучшению внутренних процессов Сервиса.

Требования:

• Уверенная работа с Excel / Google Sheets.
• Умение работать с большим объемом информации и документами.
• Аналитическое мышление и внимательность к деталям.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Навыки деловой коммуникации и переговоров.
• Умение системно вести несколько задач одновременно.
• Ответственность за результат и соблюдение сроков.
• Готовность самостоятельно разбираться в новых процессах и инструментах.
• Инициативность, важно не только выполнять поставленные задачи, но и предлагать способы улучшения процессов.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с 1С.
• Опыт подготовки отчетности и работы с большими массивами данных.
• Опыт работы с документооборотом.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками или поставщиками.
• Опыт подготовки регламентов и инструкций.
• Навыки автоматизации отчетности или рабочих процессов.
• Опыт работы в сервисном, торговом или операционном направлении.

Условия:

• Работа 5/2, в офисе.
• Возможность влиять на развитие процессов Сервисного направления.
• Работа на стыке документооборота, аналитики, сервиса и операционного управления.
• Высокая степень самостоятельности.
• Возможность постепенно расширять зону ответственности и переходить к новым направлениям внутри Сервиса.

Кого мы ищем

Ищем человека, который умеет самостоятельно разбираться в новых задачах. Не обязательно знать все процессы Сервиса на старте — важно уметь быстро находить информацию, задавать правильные вопросы и доводить задачу до результата.

Нам нужен внимательный и смышленый сотрудник, который не боится большого количества документов и параллельных задач, умеет общаться с разными подразделениями и подрядчиками и при этом способен увидеть, где процесс можно сделать проще или эффективнее.

Если вы видите проблему и вместо «это невозможно» начинаете искать варианты, как ее решить — нам будет интересно с вами работать.