Ассистент отдела по работе с VIP клиентами

ИЩЕМ ТИММЕЙТА В КОМАНДУ КЛИЕНТСКОГО ОПЫТА

Ты будешь помогать создавать персональный опыт для VIP-клиентов: находить подарки под конкретного человека и повод, организовывать закупку, оформление и доставку и доводить весь процесс до результата

Это роль на стыке premium-сервиса и сильной операционной базы. Сегодня ты ищешь редкий гаджет или собираешь брендированный подарок, завтра — сопровождаешь договор, счет и закрывающие документы, а параллельно синхронизируешь подрядчиков и внутренние команды, чтобы все случилось вовремя

С тебя — чувство вкуса, системность и готовность брать ответственность за детали, с нас — свобода предлагать решения, прямое взаимодействие с VIP-направлением и возможность видеть результат своей работы здесь и сейчас.

В ЧЕМ ТВОЙ ВЫЗОВ?

• Подбирать подарки для VIP-клиентов с учетом их интересов, предпочтений, повода и контекста
• Следить за трендами в digital-tech, luxury, lifestyle, спорте и других категориях, чтобы находить действительно релевантные предложения
• Искать поставщиков и подрядчиков, сравнивать условия, стоимость и сроки, выбирать оптимальное решение, организовывать закупку подарков и их доставку в офис
• Самостоятельно собирать и упаковывать подарки, сохраняя аккуратность и брендированное оформление
• Организовывать отправку через службы доставки и подрядчиков, контролировать статус и разбираться с проблемными отправлениями
• Вести учет подарков, документов и необходимую отчетность
• Вести и контролировать документооборот VIP-направления: договоры, счета, акты, закрывающие и другие документы
• Коммуницировать с контрагентами по вопросам согласования юридических и финансовых документов
• Взаимодействовать с бухгалтерией, юристами, административным сопровождением и другими командами
• Оформлять заявки на подотчетные расходы и контролировать последующее закрытие подотчетов
• Подхватывать нестандартные задачи VIP-направления, где важно быстро разобраться в ситуации и довести вопрос до результата.

ТРИ СОВПАДЕНИЯ — И НАМ ТОЧНО ПО ПУТИ:

• Ты понимаешь специфику premium-сегмента: умеешь смотреть на задачу глазами VIP-клиента, чувствуешь разницу между просто дорогим и действительно уместным подарком и внимательно относишься к деталям
• Тебе комфортно, что примерно половина роли — это документооборот. Ты не воспринимаешь договоры, счета, оплаты и закрывающие документы как «неинтересную часть», а умеешь системно вести их
• Ты можешь одновременно держать несколько разнотипных задач: найти подарок, договориться с поставщиком, проконтролировать доставку, закрыть документы и оперативно подключиться к нестандартному запросу — без потери качества и дедлайнов.

КАКИЕ СКИЛЫ НАМ ВАЖНЫ:

• Есть опыт работы с VIP-клиентами или premium-сегментом и понимание уровня их ожиданий от сервиса
• Есть обязательный практический опыт работы с документооборотом от 1 года: понимаешь, как проходят договоры, счета, акты, оплаты и закрывающие документы
• Умеешь самостоятельно организовать процесс от идеи подарка до его вручения: ресерч, подбор вариантов, закупка, оформление и доставка
• Хорошо ориентируешься в современных трендах: цифровая техника, luxury-товары, lifestyle, спорт, брендовые аксессуары и другие premium-категории
• Обладаешь хорошим визуальным вкусом и понимаешь, как презентация и упаковка влияют на восприятие подарка
• Умеешь проводить сравнительный анализ предложений и принимать решение с учетом цены, качества, сроков и клиентского контекста
• Есть опыт взаимодействия с поставщиками и подрядчиками: поиск новых партнеров, переговоры, контроль заказов и решение возникающих вопросов.
• Умеешь вести деловую коммуникацию с контрагентами и внутренними подразделениями.
• Уверенно работаешь в Excel и можешь самостоятельно вести учет и отчетность
• Умеешь структурировать большое количество параллельных задач и регулярно давать понятный статус по ним
• Проявляешь гибкость и сохраняешь спокойствие, когда планы меняются или возникает срочная нестандартная задача.

ЧТО ДАЛЬШЕ, ЕСЛИ СЛУЧИЛСЯ МЭТЧ?

• Звонок с рекрутером
• Тестовое задание
• Интервью с руководителем
• СБ и офер.