Офис-менеджер

Обязанности:

Подготовка и заключение договоров:
- готовит (при необходимости), проверяет и распечатывает договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним;
- организует подписание договоров с арендаторами (встречи, обмен документами).
отправляет подписанные договоры на регистрацию в другой офис компании и отслеживает их возврат.
Техническое исполнение договоров:
-взаимодействует с инженерно-технической службой (отделом эксплуатации): передает заявки на устранение неисправностей, контролирует сроки выполнения работ;
- участвует в приеме-передаче ключей, обеспечивает доступ технических служб в помещение при необходимости.
- при выявлении нарушений условий договора готовит уведомления и претензии, направляет их юристам на проверку.
- участвует в плановых и внеплановых осмотрах помещений, составляет акты.
Работа с платежами и задолженностью:
- контролирует своевременность и полноту оплаты аренды эксплуатационных и коммунальных услуг в рамках своих полномочий;
- отслеживает дебиторскую задолженность, ведет реестр долгов совместно с отделом аренды.
направляет арендаторам уведомления и претензии при возникновении долгов;
- совместно с бухгалтерией и юристами принимает меры по взысканию задолженности;
- проводит сверки взаиморасчетов с арендаторами, готовит акты сверок;
- готовит сводные отчеты для руководства по исполнению договоров;
Работа с почтой:
- регулярно посещает отделения почты России, отправляет и получает корреспонденцию;
- при поступлении входящей документации передает ее в головной офис группы компаний;
- по просьбе других сотрудников и подразделений своевременно организует отправку и получение документов почтой (например отправка писем в военкомат с адреса регистрации).
Поддержание офиса в рабочем состоянии:
- следит за исправностью оргтехники, при необходимости вызывает специалистов;
- заказывает канцтовары, расходные материалы и хозяйственные товары;
- взаимодействует с клининговой и технической службами;
- поддерживает порядок и рабочий вид офисных помещений.
Принятие решений и координация:
- самостоятельно решает текущие вопросы в рамках своей компетенции;
- выступает связующим звеном между арендатором и смежными отделами компании (бухгалтерия, эксплуатация, юридический отдел) при возникновении проблем.
оперативно реагирует на нестандартные ситуации, связанные с арендаторами, документами или офисом.
- информирует руководство о принятых решениях и возникших проблемах

высшее или среднее специальное образование (желательно юридическое или в сфере менеджмента/недвижимости). Опыт работы с договорами аренды или в сфере недвижимости — от 1 года. Знание основ гражданского и договорного права.

Условия:

- оформление по ТК РФ

- график работы 5/2 с 019.00 до 18.00