Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса. Заказ канцтоваров, воды, бытовой химии, расходных материалов; контроль наличия всего необходимого для работы сотрудников.
• Контроль порядка и чистоты. Взаимодействие с клининговой службой, контроль состояния помещений, мебели и оргтехники; организация мелкого ремонта.
• Приём и распределение входящих звонков и почты. Первичная фильтрация обращений, перенаправление по отделам, фиксация срочных сообщений.
• Организация приёма посетителей. Встреча гостей, оформление пропусков, обеспечение напитками и расходниками для встреч, координация переговорных комнат.
• Документооборот и делопроизводство. Регистрация входящих/исходящих документов, контроль сроков исполнения, ведение номенклатуры дел, организация архива.
• Взаимодействие с подрядчиками и арендодателем. Контроль коммунальных платежей, заявок на ремонт, услуг связи, интернета, охраны и т. п.
• Административная координация внутри компании. Информирование сотрудников о внутренних распоряжениях, рассылка графиков, контроль соблюдения офисных регламентов.
• Учёт и отчётность по хозяйственным расходам. Сбор чеков, подготовка отчётов по затратам, контроль бюджета на хозяйственные нужды.
• Поддержка IT‑инфраструктуры на базовом уровне. Оформление заявок на ремонт техники, настройку доступов, взаимодействие с ИТ‑службой.
• Планирование рабочего времени руководителя. Ведение календаря, согласование встреч, расстановка приоритетов, напоминания о дедлайнах.
• Организация деловых поездок и командировок. Бронирование билетов и гостиниц, трансферов, визовая поддержка, подготовка пакета документов, контроль логистики.
• Подготовка к встречам и переговорам. Сбор материалов, формирование повестки, подготовка презентаций и раздаточных материалов, протоколирование совещаний.
• Работа с корреспонденцией и документами. Приём, сортировка и распределение писем и сообщений; подготовка проектов писем, приказов, служебных записок; контроль согласования и подписания.
• Информационная и аналитическая поддержка. Поиск и структурирование данных, подготовка справок, обзоров, сводных таблиц, мониторинг новостей по профилю руководителя.
• Организация приёмов и мероприятий. Подготовка к визитам делегаций, организация кофе‑брейков и фуршетов, координация подрядчиков, контроль тайминга.
• Выполнение срочных и нестандартных поручений. От поиска редкой информации до организации неожиданных задач (например, срочная доставка, подбор подарков, решение форс‑мажорных ситуаций).

Требования:

• Образование и опыт:

• Высшееили среднее специальное образование (менед жмент, экономика, документационное обеспечение управления и архивоведение, секретарь ).
• Опыт административной работы от 1–2 лет (секретарь, администратор, младший офис‑менеджер).
• умение вести простую отчётность по расходам.

• Профессиональные навыки:

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), календарями и корпоративными мессенджерами.
• Знание основ делопроизводства и правил оформления документов. Знание делового этикета, норм деловой переписки и правил согласования документов.
• Базовые навыки работы с системами электронного документооборота (СЭД), 1С, CRM

• Личные качества:

• Организованность и внимание к деталям

• Гибкость, стрессоустойчивость и многозадачность: одновременно нужно реагировать на срочные запросы, контролировать поставки и решать бытовые вопросы.
• Коммуникабельность и дипломатичность: с посетителями, взаимодействие с клинингом, курьерами, сотрудниками отделов
• Тактичность, дисциплинированность, исполнительность и пунктуальность

Условия:

• Офис, офисное оборудование
• 8.30-17.30 дни работы 5/2