Администратор ИТ проекта

российская IT-компания, которая занимается разработкой сложных инфраструктурных и интеграционных решений для крупных заказчиков.

Мы много лет работаем с одним из крупнейших государственных заказчиков — ДИТ Москвы. Наши проекты связаны с городскими информационными системами и межсистемными интеграциями: мы создаём решения, которые объединяют и обрабатывают данные из различных информационных систем и обеспечивают их взаимодействие.

У нас компактная команда — около 10 человек, поэтому мы ищем человека, который сможет самостоятельно вести административную часть проектов, держать под контролем документы, сроки и договорённости и быть связующим звеном между командой и заказчиком.

Чем предстоит заниматься

Административное сопровождение проектов

• сопровождать контракты от анализа технического задания до закрытия этапов и исполнения обязательств;

• составлять и контролировать план-графики реализации проектов;

• отслеживать сроки, этапы и статусы исполнения контрактов;

• выявлять расхождения между условиями контракта, техническим заданием и фактическим ходом проекта;

• контролировать выполнение контрактных обязательств;

• взаимодействовать с заказчиками, в том числе государственными учреждениями и структурами Москвы;

• участвовать в очных встречах с заказчиком и передаче документации по государственным контрактам.

Работа с документацией

• готовить полный комплект документов по контрактам: официальные письма, уведомления, акты, отчёты и сопроводительные документы;

• вести официальную деловую переписку с государственным заказчиком;

• формировать комплекты документов, подтверждающих исполнение обязательств;

• сопровождать оформление документации по передаче исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;

• проверять корректность и комплектность документов перед отправкой заказчику;

• организовывать хранение и архивацию проектной документации.

Координация и коммуникация

• координировать взаимодействие между специалистами команды, руководством компании и представителями заказчика;

• собирать замечания заказчика и контролировать внесение необходимых изменений;

• контролировать своевременную подготовку и передачу документов;

• взаимодействовать с бухгалтерией по суммам в закрывающих документах и контролировать оплату.

Jira и Confluence

• работать с Jira и Confluence заказчика и внутренними системами компании;

• переносить новые задачи и комментарии из Jira заказчика во внутреннюю Jira;

• отслеживать изменение статусов и синхронизировать информацию;

• при необходимости актуализировать материалы в Confluence;

• создавать релизы и релизные задачи в средах заказчика, обновлять релизные страницы;

• контролировать рабочие чаты заказчика и отслеживать появление новых задач.

Что для нас важно

• опыт административного сопровождения IT-проектов;

• уверенная работа с договорной и проектной документацией;

• опыт деловой переписки и подготовки официальных писем, актов и отчётов;

• умение работать с большим количеством документов, задач и сроков одновременно;

• внимательность к деталям и способность замечать несоответствия в документах и договорённостях;

• уверенное владение Jira и Confluence;

• грамотный русский язык;

• самостоятельность и умение доводить задачи до результата.

Большим плюсом будет опыт работы с государственными заказчиками и сопровождения государственных контрактов.

Условия

• официальное трудоустройство по ТК РФ;

• ДМС после прохождения испытательного срока;

• офис в центре Санкт-Петербурга;

• гибридный формат работы — посещение офиса минимум один раз в неделю;

• гибкий график;

• работа в небольшой профессиональной команде без лишней бюрократии;

• участие в крупных инфраструктурных IT-проектах, которыми ежедневно пользуются городские информационные системы.

Мы ищем человека, которому комфортно быть центром организационной части проекта: понимать, что происходит по каждому контракту, где находится документ, какой этап должен быть закрыт следующим и что необходимо получить от команды или заказчика, чтобы проект двигался дальше.