Бизнес-ассистент (команда цифровых продуктов)

Бизнес-ассистент (команда цифровых проектов):

Чем предстоит заниматься:

• Вести календарь руководителя: планировать регулярные и разовые встречи, согласовывать время с участниками

• Организовывать совещания онлайн и очно: бронировать переговорные, обеспечивать подготовку встреч. Участвовать в обсуждениях, вникать в цели и контекст проектов, вести протоколы с фиксацией решений, задач, ответственных и сроков

• Отслеживать выполнение поручений: собирать статусы у сотрудников и подрядчиков, напоминать о сроках, сообщать руководителю о задержках и актуализировать списки задач. Работать с задачами в тасктреккере

• Собирать и структурировать требования внутренних заказчиков: уточнять запросы, фиксировать ожидаемый результат и помогать переводить пожелания в понятные задачи для команды. Покажем, как это делать

• Поддерживать документооборот: загружать счета и оформлять их оплату, работать с актами и приложениями в 1С, загружать служебные записки, документы контрагентов, табели учета рабочего времени и авансовые отчеты; организовывать отправку оригиналов документов. Работе в 1С научим

• Вести учет расходов отдела, проверять поступление счетов от контрагентов, отслеживать сроки действия документов

• Организовывать командировки сотрудников: оформлять билеты, бронировать гостиницы и трансферы, готовить необходимые документы

• Администрировать доступы к корпоративным сервисам и рабочим папкам, поддерживать актуальность информации об учетных записях

• Помогать сотрудникам отдела с организационными вопросами: оформлять пропуска и административные заявки, заказывать расходные материалы и принимать доставки

• Выполнять другие поручения руководителя в рамках работы отдела

Что для нас важно:

• Умение внимательно слушать, выделять главное в обсуждении и четко формулировать договоренности: что нужно сделать, кто отвечает и к какому сроку

• Навыки планирования: способность учитывать приоритеты руководителя, занятость участников и изменения в расписании для ведения календаря

• Системность и внимательность к деталям: умение поддерживать порядок в информации и держать в поле внимания несколько задач, не теряя договоренности и сроки

• Готовность вникать в работу команды: понимать цели задач, задавать уточняющие вопросы и разбираться в новых темах

• Самостоятельность и тактичная настойчивость: умение запрашивать информацию и получать обратную связь от коллег и подрядчиков

• Будет большим плюсом, если умеете работать в 1С: Документооборот и ERP, Microsoft Office, Битрикс24, Kaiten