Стажер-администратор проекта

Kaspersky Professional Services занимается предоставлением профессиональных услуг в области информационной безопасности: внедрением и настройкой решений Kaspersky, сопровождением проектов по защите IT-инфраструктуры и повышением уровня кибербезопасности заказчиков. Команда обеспечивает техническую экспертизу, консультирование, интеграцию решений и поддержку клиентов на различных этапах реализации проектов, помогая выстраивать эффективную систему защиты от киберугроз.

Обязанности:

• документооборот: подготовка, печать, сканирование, комплектование и передача документов заказчикам, подрядчикам и внутренним подразделениям;
• работа с договорами и закрывающими документами: регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов, УПД и счетов; ведение реестров и контроль согласования;
• контроль и взаимодействие: отслеживание сроков подписания и передачи документов, контроль возврата оригиналов, взаимодействие с юридическим, финансовым и закупочным подразделениями;
• архивирование и поддержка проекта: систематизация и хранение документов, подготовка материалов к совещаниям, ведение таблиц и выполнение поручений руководителя проекта;
• взаимодействие с подразделениями: коммуникация с юридическим, финансовым, закупочным и другими подразделениями по вопросам подготовки, согласования и передачи документов.

Требования:

• обучение на 3-4 курсе бакалавриата, специалитета или 1 курсе магистратуры — желательно по направлениям «Менеджмент», «Документоведение», «Экономика», «Юриспруденция» или смежным специальностям;
• уверенное владение MS Office, прежде всего Excel, Word и Outlook, либо аналогичными офисными инструментами;
• навыки работы с таблицами: внесение данных, сортировка, фильтрация, поиск информации, проверка корректности заполнения;
• внимательность к деталям, аккуратность, организованность, исполнительность и способность соблюдать установленные сроки.
• готовность выполнять рутинные административные задачи, требующие усидчивости и системного подхода;
• навыки деловой коммуникации: умение корректно запрашивать информацию, уточнять статусы и взаимодействовать с коллегами;
• ответственное отношение к конфиденциальной информации и персональным данным.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с договорами, актами, УПД, счетами и другими юридическими или финансовыми документами.
• Представление об основных этапах согласования и подписания договоров.
• Опыт ведения реестров, журналов регистрации и электронных архивов.
• Знакомство с системами электронного документооборота (Confluence, Jira, Ariba).
• Опыт административной поддержки проектов, работы с большим объемом документов или взаимодействия с несколькими подразделениями.