Административный менеджер / Офис-менеджер

Основные обязанности:

• административная поддержка руководства;
• организация работы офиса и координация административной деятельности;
• ведение документооборота, работа с внутренней и внешней документацией;
• работа с договорами, подготовка, сопровождение и контроль документооборота по ним;
• организация встреч, переговоров и деловых мероприятий;
• взаимодействие с иностранными партнёрами компании;
• организация размещения, сопровождения и административной поддержки иностранных партнёров и гостей;
• визовая поддержка иностранных сотрудников и приглашённых представителей;
• организация деловых поездок: бронирование авиабилетов, гостиниц, трансферов и решение сопутствующих организационных вопросов;
• обеспечение взаимодействия офиса с внешними организациями и подрядчиками;
• контроль корпоративных расходов в рамках административной функции;
• работа в системах Microsoft Word, Excel, Outlook, SAP.

Требования к кандидату

Рассматриваем кандидатов с релевантным опытом в административной, офисной или координационной функции.

Ожидания от кандидата:

• опыт работы на позиции административного менеджера, офис-менеджера, ассистента руководителя или в аналогичной роли;
• опыт координации административной деятельности офиса;
• практический опыт организации встреч, деловых мероприятий, командировок и визовой поддержки;
• опыт взаимодействия с иностранными партнёрами, сотрудниками и гостями;
• уверенные навыки ведения документооборота и работы с договорами;
• опыт контроля административных и корпоративных расходов будет преимуществом;
• уверенное владение Microsoft Word, Excel, Outlook;
• опыт работы в SAP является преимуществом;
• высокий уровень организованности, внимательность к деталям, ответственность, умение работать в режиме многозадачности;
• хорошие коммуникативные навыки, сервисный подход, дипломатичность.

Условия

Здесь агентству можно передать финальные параметры после согласования внутри компании. Пока можно использовать нейтральную формулировку:

• официальное трудоустройство;
• стабильная работа в компании с профессиональной командой;
• конкурентоспособный уровень дохода;
• график работы — по согласованию;
• комфортный офис;
• возможности профессионального развития.

Портрет подходящего кандидата

Подойдёт кандидат, который умеет самостоятельно вести административный блок, уверенно координирует офисные процессы, работает с документами и договорами, не теряется в большом количестве задач и имеет опыт сопровождения иностранных сотрудников, гостей и партнёров, включая визовую поддержку и организацию поездок.