Координатор департамента ИТ

• Ведение рабочего календаря ИТ-директора: планирование встреч, согласование времени с участниками, управление изменениями в расписании.
• Организация и протоколирование внутренних и внешних встреч, совещаний и рабочих мероприятий, включая подготовку повестки, материалов и приглашений.
• Контроль исполнения поручений ИТ-директора, своевременное информирование о статусах и возникающих блокерах.
• Подготовка служебных записок, эл. писем, отчетов, презентаций и других рабочих материалов.
• Организация корпоративных мероприятий департамента: профессиональных праздников, командных встреч, тимбилдингов и других внутренних событий.
• Централизованная организация служебных командировок сотрудников департамента, взаимодействие с тревел-менеджерами.
• Ведение и актуализация сводного графика отпусков руководителей департамента, координация пересечений и изменений.
• Содействие в организации участия во внешних и внутренних конференциях, обучающих сессиях, стратегических встреч и обмена опытом между ИТ-командами.
• Взаимодействие со смежными подразделениями компании по организационным вопросам.
• Координация согласований документов, заявок, договоров и счетов в рамках административных процессов.
• Выполнение разовых организационных и административных поручений руководителя.

Требования:

• Опыт работы от 2 лет на позиции ассистента руководителя, административного координатора или аналогичной должности.
• Опыт самостоятельной организации корпоративных мероприятий, встреч и командировок.
• Уверенное владение офисными программами и пакетом Microsoft Office
• Умение эффективно работать с корпоративными календарями, электронной почтой, системами видеоконференций и совместной работы.
• Практический опыт использования AI-инструментов для подготовки документов, протоколов встреч, презентаций и обработки информации.
• Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки и этикета.
• Навыки протоколирования встреч, структурирования информации и фиксации договоренностей.
• Высокие организаторские способности, внимательность к деталям, умение работать с несколькими параллельными задачами.
• Самостоятельность, ответственность, проактивность, умение предвидеть организационные потребности.
• Развитые коммуникативные навыки, дипломатичность, умение взаимодействовать с руководителями разных уровней.
• Соблюдение конфиденциальности, тактичность и профессиональная этика.
• Формат работы - 100% офис.