АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ПОМОЩНИК / ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

Уважаемые соискатели обратите пожалуйста внимание , данная вакансия открыта не в главный офис EVOS

Требования:

Владение компьютерными программами

Формирование, ведение и актуализация ежедневного, еженедельного и перспективного рабочего графика руководителя.

Планирование деловых встреч, совещаний, переговоров и иных рабочих мероприятий.

Согласование времени, формата и состава участников встреч с учётом приоритетов руководителя.

Заблаговременная подготовка необходимых документов, справочных материалов, аналитических данных и презентаций.

Контроль соблюдения графика и своевременное информирование об изменениях.

Предупреждение возможных организационных накладок и рациональное распределение рабочего времени.

Организационное сопровождение встреч и фиксация достигнутых договорённостей.

Документооборот и делопроизводство

Организация системного ведения входящей и исходящей документации.

Подготовка, оформление, редактирование и проверка служебных писем, докладных записок, справок, отчётов, протоколов и других документов.

Проверка документов на предмет полноты, логичности изложения, корректности оформления и соответствия установленным требованиям.

Контроль сроков подготовки, согласования, подписания и предоставления документов в пределах предоставленных полномочий.

Формирование и поддержание актуального электронного и бумажного архива.

Систематизация документов по категориям, датам, подразделениям и направлениям деятельности.

Обеспечение оперативного поиска необходимой документации.

Соблюдение правил хранения документов, защиты информации и конфиденциальности.

Контроль исполнения поручений руководителя

Регистрация поручений руководителя с указанием содержания задачи, ответственного исполнителя, срока и текущего статуса.

Ведение единого реестра поручений и контрольных мероприятий.

Мониторинг исполнения задач, переданных руководителем руководителям подразделений и ответственным сотрудникам.

Регулярное получение информации о ходе выполнения поручений.

Напоминание ответственным сотрудникам о приближении установленных сроков.

Выявление просроченных задач, потенциальных рисков и причин задержек.

Своевременное информирование руководителя о ходе исполнения поручений и вопросах, требующих управленческого решения.

Подготовка сводных отчётов о выполненных, находящихся в работе и просроченных задачах.

Контроль исполнения зафиксированных договорённостей по итогам совещаний.

Помощник осуществляет организационный мониторинг и информирование руководителя. Ответственность за фактическое выполнение поручения сохраняется за назначенным исполнителем.

Подготовка отчётности и аналитических материалов

Сбор, проверка, систематизация и обобщение информации, поступающей от подразделений компании.

Подготовка регулярных и оперативных отчётов по поручению руководителя.

Формирование таблиц, реестров, графиков и сводных данных для управленческого использования.

Сравнение плановых и фактических показателей в рамках предоставленных данных.

Подготовка кратких аналитических справок по текущим задачам, срокам и выявленным отклонениям.

Обеспечение достоверности, структурированности и своевременности предоставляемой информации.

Оперативное уточнение неполных или противоречивых данных у ответственных сотрудников.
Владение офисными программами и цифровыми инструментами

Microsoft Word: профессиональная подготовка и форматирование документов, работа со стилями, таблицами, шаблонами и структурированными материалами.

Microsoft Excel: создание и ведение реестров, применение формул и функций, фильтрация и сортировка данных, подготовка сводных таблиц и отчётов.

Microsoft PowerPoint: разработка структурированных деловых презентаций для руководителя и внутренних совещаний.

Работа с электронной почтой, календарями, электронными документами и корпоративными средствами коммуникации.

Соблюдение правил хранения, передачи и защиты электронных файлов.

Поддержание актуальности рабочих таблиц, списков и электронных реестров.

Межфункциональное взаимодействие

Координация рабочего информационного обмена между руководителем и подразделениями компании.

Получение и консолидация информации по поручениям руководителя.

Организационное сопровождение межфункциональных совещаний и согласованных мероприятий.

Контроль своевременного предоставления подразделениями запрошенной информации.

Подготовка материалов для обсуждения вопросов, требующих участия нескольких подразделений.

Обеспечение корректной передачи информации между ответственными сотрудниками без искажения содержания и сроков.

Соблюдение установленной структуры подчинённости и деловой этики при взаимодействии с сотрудниками компании.

Работа с информацией на трёх языках

Подготовка и редактирование деловой переписки на русском, узбекском и английском языках.

Обеспечение корректности формулировок при подготовке рабочих сообщений и материалов.

Перевод и адаптация служебной информации между указанными языками в пределах компетенции.

Участие в организации коммуникации с иностранными партнёрами при необходимости.

Проверка языковой точности и соответствия делового стиля характеру документа или сообщения.

Конфиденциальность и профессиональная этика

Соблюдение конфиденциальности информации о деятельности компании, управленческих решениях и внутренних рабочих процессах.

Недопущение передачи служебных документов и информации неуполномоченным лицам.

Соблюдение корпоративных правил, требований информационной безопасности и деловой этики.

Корректное обращение с документами, перепиской и материалами руководителя.

Незамедлительное информирование руководителя о выявленных рисках утечки информации или нарушениях установленного порядка работы с документами.

Высшее образование — обязательно.

Предпочтительные направления: менеджмент, экономика, деловое администрирование, управление персоналом, филология, международные отношения или другие смежные специальности.

Грамотная устная и письменная речь, способность структурированно излагать информацию и работать с деловой документацией.

Опыт работы не менее 3-6 лет на аналогичной должности: помощник руководителя, административный помощник, персональный ассистент руководителя или офис-менеджер с расширенным функционалом.

Практический опыт организации рабочего графика, встреч и деловых коммуникаций.

Опыт ведения деловой переписки и подготовки официальных документов.

Практические навыки контроля поручений, сроков и рабочих задач.

Опыт работы с отчётностью, таблицами и систематизацией информации.

Владение языками

Владение всеми тремя языками является обязательным требованием:

Русский язык — свободное владение, грамотная устная и письменная речь, подготовка деловой переписки и официальных документов.

Узбекский язык — свободное владение, уверенная коммуникация с сотрудниками и подразделениями компании, грамотное оформление рабочих материалов.

Английский язык — уровень не ниже B2 (Upper-Intermediate), достаточный для деловой переписки, понимания рабочих документов и участия в профессиональной коммуникации.

Знание только двух из трёх указанных языков не соответствует установленным требованиям к должности

Microsoft Word — уверенное профессиональное владение.

Microsoft Excel — уверенная работа с формулами, функциями, фильтрами, сортировкой данных и сводными таблицами.

Microsoft PowerPoint — самостоятельная подготовка качественных деловых презентаций.

Уверенное использование электронной почты, календарей и цифровых средств коммуникаций

Профессиональные компетенции

Высокий уровень организационных способностей.

Навыки планирования, координации и контроля рабочих процессов.

Умение работать с большим объёмом информации.

Способность одновременно вести несколько задач без потери качества и соблюдения сроков.

Навыки деловой коммуникации и подготовки управленческих материалов.

Умение определять приоритеты и оперативно реагировать на изменения.

Внимательность к деталям и точность при работе с документами и данными.

Личностные качества

Ответственность и высокая исполнительская дисциплина.

Системность мышления и организованность.

Инициативность в решении организационных вопросов.

Дипломатичность и профессиональная коммуникабельность.

Стрессоустойчивость и способность сохранять продуктивность при высокой рабочей нагрузке.

Тактичность, корректность и соблюдение субординации.

Надёжность и ответственное отношение к конфиденциальной информации.

Ознакомьтесь с адресом месты работы