Руководитель отдела первичной документации

Мы — крупный 3PL-оператор, предоставляющий комплексную логистику для федеральных FMCG-клиентов (Балтика, Кока-Кола, Боржоми и др.). В связи с ростом объемов документооборота и расширением пула клиентов мы ищем сильного руководителя, который выстроит идеальную систему работы с первичной документацией.

Ключевые задачи

Вам предстоит возглавить отдел операторов дневная и ночная смены и взять на себя полную ответственность за жизненный цикл документов по контрактам с федеральными поставщиками.

Управление командой (20% времени):

• Руководство отделом операторов документооборота (дневная и ночная смены, около 25 человек).
• Составление графиков сменности, контроль дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени.
• Организация рабочих мест (обеспечение принтерами, канцелярией, печатями).
• Обучение и наставничество, распределение нагрузки между сотрудниками.

Операционный контроль и документооборот (80% времени):

• Контроль возвратов: Ежедневное формирование отчетов по возвратам (Кока-Кола, Балтика), проверка корректности оформления актов возврата (МХ-1, МХ-3) и их отправка в бухгалтерию и клиентам.
• Работа с водителями: Контроль своевременной сдачи маршрутных листов и ТТН. Разбор документов, выявление ошибок (отсутствие печатей, подписей) и передача на исправление логистам.
• Взаимодействие с клиентами: Подготовка реестров бонусных накладных (Боржоми), отправка отчетов по заказам/упаковкам/весу по контрактам.
• Исправление ошибок: Оформление возвратов по товару и кегам, переоформление проблемных накладных из «Монолита» после ночных смен, работа с претензиями от «Балтики».
• Администрирование: Оформление доверенностей на подписантов, ведение архива, сканирование и отправка документов по запросам менеджеров.

Наши ожидания от кандидата

• Опыт: Опыт работы в транспортно-логистической компании, 3PL или дистрибуции на позиции руководителя отдела/старшего оператора от 2-х лет.
• Hard Skills: Экспертное знание 1С: Управление торговлей / ERP. Глубокое понимание документооборота: ТТН, ТОРГ-12, УПД, МХ-1, МХ-3.
• Знание специфики: Обязателен опыт работы с алкогольной продукцией (ЕГАИС) и маркировкой (Честный ЗНАК).
• Управленческие навыки: Умение выстраивать процессы «с нуля», работать в режиме многозадачности, контролировать ночную смену и жестко соблюдать дедлайны.
• Личные качества: Внимательность к деталям (вы видите ошибку в печати за секунду), системное мышление, умение требовать результат с подчиненных.

Мы предлагаем

• Стабильность: Работа с крупными федеральными контрактами, отсутствие простоев.
• Заработная плата: Оклад 100000 руб. на руки + премии по результатам закрытия периодов без ошибок.
• График: 5/2 (с 09:00 до 18:00). Возможность влиять на график своих сотрудников.
• Условия: Официальное трудоустройство по ТК РФ
• Команда: Профессиональный коллектив, отсутствие бюрократии, адекватное руководство.