Офис-менеджер с функциями снабжения

"Пром-Инжиниринг" Компания промышленного инжиниринга полного цикла: изготавливает, поставляет, монтирует и налаживает оборудование для нефтегазового и химического сектора. Ей доверяют НОВАТЭК, ГАЗПРОМ, ЕВРОХИМ, ИНК. Команда основного персонала — до 15 человек, в связи с расширением и ростом количества проектов открываем позицию офис-менеджера со функциями снабженца.

Эта роль «вторые руки руководителя проекта»: вы держите на контроле документооборот, снабжение и логистику, а команда на объектах получает материалы, пропуска и билеты вовремя. Если вы любите порядок в процессах, ничего не теряется в переписке и всё закрывается до дедлайна — нам интересно пообщаться.

Обязанности

Тендеры и документы:

• подготовка и сбор документов для тендерной деятельности;
• оформление заявок на пропуска на объекты.

Снабжение и логистика:

• обработка заявок на снабжение, поиск поставщиков, договорная работа, получение счетов и актов сверки;
• комплектация объектов и офиса расходными материалами;
• логистика материалов до объектов: заказ, отслеживание доставки, оплаты, прихода на объект.

Командировки:

• поиск и оплата билетов, гостиниц и квартир для командируемых сотрудников.

Учёт и отчётность:

• сбор, проверка и предварительная обработка табелей учёта рабочего времени с объектов;
• работа с первичными бухгалтерскими документами;
• совместное с руководителем проекта составление графика платежей за квартиры и материалы, отслеживание оплат;
• мониторинг топливных карт: еженедельный контроль трат, баланса и заявок на пополнение;
• ежемесячная проверка отчётов пользователей карт и сверка с отчётами поставщика топлива.

Системы и коммуникации:

• работа в качестве оператора и модератора в ERP-системе компании (управление бизнес-процессами в единой информационной среде);
• работа в SRM-системе (взаимодействие с поставщиками);
• участие во внутренних совещаниях в качестве секретаря;
• контроль выполнения задач исполнителями;
• деловая переписка с поставщиками и подрядчиками.

Требования

• энергичность и способность к многозадачности;
• аналитический склад ума, умение контролировать процессы деятельности компании;
• коммуникабельность, грамотная деловая переписка;
• умение планировать время, расставлять приоритеты и соблюдать дедлайны;
• эмоциональный интеллект и стрессоустойчивость;
• готовность быстро перестраиваться при изменении планов и условий;
• опыт работы с первичными бухгалтерскими документами.

Будет преимуществом

• знание 1С (любой конфигурации);
• опыт тендерной работы;
• опыт снабжения, закупок или логистики;
• опыт работы в ERP- или SRM-системах.

Условия

• оформление по ТК РФ;
• заработная плата от 80 000 ₽ на руки;
• график 5/2, 8-часовой рабочий день, интервал начала рабочего дня оговаривается;
• возможна частичная удалённая работа;
• офис в Санкт-Петербурге на Ленинском проспекте;
• работа в стабильной компании с многолетней историей и крупными промышленными заказчиками.