Бизнес-ассистент и координатор операционных проектов

Ищем бизнес-ассистента основателю Bespoke Projects (Барселона): мебель на заказ, интерьерные и экстерьерные решения и реновация яхт.

Его утро может начаться на палубе яхты в порту Барселоны, а закончиться на объекте во Франции. Он из тех лидеров, кто загорается идеей и сразу её запускает. Работает на скорости, сам пользуется ИИ и ждёт того же от команды.

Предыдущий ассистент проработал с ним 4 года и за это время вырос до самостоятельного ведения проектов, с процентом от прибыли. С сильным человеком Никита сам обсуждает план роста на 3–5 лет вперёд.

Ищем того, кто приходит с решением, а не с вопросом. Который на связи, держит удар и закрывает задачу без напоминаний. Если вас заводит драйв, а не пугает, и вы хотите жить у моря и расти вместе с бизнесом мирового уровня, читайте дальше.

Самостоятельного, системного и инициативного человека — девушку или мужчину, — который возьмёт на себя значительную часть повседневных операционных задач собственника. Важно не только выполнять поручения, но и предлагать решения, видеть препятствия заранее и доводить процессы до результата.

Работа связана с яхтами, верфями и производством: большая часть общения идёт с мастерами, капитанами и подрядчиками, и не все из них говорят мягко. Нам нужен человек, который не принимает это на свой счёт, вежливо и твёрдо держит позицию и не ждёт комплиментов. Важны результат и польза для бизнеса.

• Закупки: от повседневных товаров до материалов, фурнитуры и оборудования; сравнение предложений и оптимизация затрат.
• Поездки проектных команд (обычно 5–6 человек): билеты, онлайн-регистрация, транспорт, жильё, трансферы, взаимодействие с принимающими сторонами.
• Жильё для команд: подбор квартир с нужными условиями (комнаты как на фото, интернет, стиральная машина), подготовка к заезду, уборка и чистое бельё.
• Документы для допуска на верфи: подготовка, запрос и своевременная загрузка на платформы заказчиков и верфей.
• Логистика и поставки: грузоперевозки и доставка, срочный транспорт; отслеживание, чтобы материалы приходили к дате, когда они нужны производству.
• Договоры и переписка: договоры, административные документы, запросы, деловая переписка.
• Фактуры: сбор подтверждающих документов (например, счетов за жильё) и передача финансовому менеджеру.
• Контроль проектов по плану и факту: сроки, статусы, ответственные, отклонения, приоритеты и следующие шаги.
• Коммуникация с верфями, заказчиками и подрядчиками; контроль договорённостей и продвижение зависших вопросов.
• Выезды на яхты и объекты: осмотр, замеры, общение с экипажем. Со временем — ведение небольших проектов самостоятельно.
• Риски и скорость: выявление причин задержек, предложения по ускорению процессов, предупреждение рисков для сроков и бюджета.
• Порядок: систематизация процессов, задач, файлов, таблиц и отчётности; операционная прозрачность.
• Бренд и выставки: фирменная рабочая одежда и мерч (подбор, заказ, нанесение логотипов), информация и расчёт бюджета по выставкам, креативные задачи — например, идеи подарков для дизайнеров-партнёров.

• Русский, испанский и английский языки — уверенное рабочее владение.
• Высокая ответственность, внимательность к деталям, структурное и системное мышление.
• Умение самостоятельно находить информацию, сравнивать варианты, принимать решения и доводить задачи до завершения.
• Уверенное владение Google Sheets, Notion, Trello, Canva и похожими инструментами.
• Практическое владение ChatGPT, Claude и другими ИИ-инструментами. В компании они уже подключены и обучены на наших данных.
• Сильные коммуникативные навыки, тактичная настойчивость, умение вести несколько задач одновременно.
• Эмоциональная устойчивость: драйв и плотные сроки вас заводят, а не выбивают из колеи.
• Аналитика без торможения: вы подсвечиваете риски, но не отговариваете от идей. Решение остаётся за руководителем.
• Честность и порядочность.
• Интерес к яхтенной индустрии и готовность быстро разбираться в новых процессах. Отраслевой опыт — преимущество.

• Плавный вход. Задачи передаются постепенно: сначала вы вникаете, потом берёте больше.
• Всегда на связи. Вы быстро реагируете, подтверждаете получение задачи и согласовываете действия.
• С решением, а не с вопросом. Вместо «а как?» вы приносите варианты и рекомендацию.
• Автономия. Когда видно, что вы справляетесь сами, задача переходит к вам полностью.

Ориентировочно 25 часов в неделю, распределённых гибко в течение рабочего дня. Постоянно находиться за компьютером не требуется, но важна оперативная доступность в согласованные рабочие интервалы. Примерно 80% работы — удалённо, 20% — офис под Барселоной и выезды на объекты. Возможно совмещение с другой деятельностью при соблюдении договорённостей по срокам и качеству.

Старт — со стажировки, затем контракт. Если сработались, увеличиваются часы по контракту и вознаграждение. Вознаграждение — ориентировочно €1 300–1 500 gross в месяц, обсуждается по опыту и объёму ответственности. Возможны бонусы по результатам и процент от прибыли по проектам, которые вы ведёте. Условия пересматриваются после первых трёх месяцев.

Работа напрямую с собственником, участие в международных проектах и возможность вырасти в операционного менеджера компании. С сильным кандидатом мы составляем личный план роста на 3–5 лет.

В международных проектах иногда возникают ситуации, требующие быстрого решения, в том числе в выходные дни. Важно самостоятельно организовать процесс и довести его до результата.

Экстренная релокация сотрудников

• Срочно подобрать и купить авиабилеты, выполнить онлайн-регистрацию и передать сотруднику посадочные документы.
• Найти и забронировать жильё (например, через Airbnb), связаться с арендодателем и согласовать время и условия заселения.
• Продумать полный маршрут, включая перелёты, трансферы и пересадки; отправить сотруднику понятную инструкцию, контакты и подтверждения.
• Убедиться, что сотрудник получил информацию и может вовремя добраться до нового объекта.

Непредвиденные ситуации с транспортом

• При поломке рабочего транспорта связаться со страховой компанией или дорожной службой, организовать эвакуатор и согласовать дальнейшие действия.
• При необходимости найти альтернативный транспорт, координировать ремонт и информировать команду о ходе решения.

Гибкий график и доступность

Основная занятость — ориентировочно 5 часов в день с самостоятельным распределением времени. Значительную часть задач можно решать с телефона.

Важно оставаться на связи в течение рабочего дня и оперативно реагировать на сообщения. Если приступить к задаче сразу невозможно, достаточно назвать конкретное время: через 30 минут, через час или позже.

Иногда возникают срочные вопросы в выходные дни. Порядок реагирования и компенсация такой работы согласуются заранее с учётом применимых трудовых норм.

Главное — самостоятельность, предсказуемая коммуникация и своевременное выполнение задач.

Расскажите кратко о своём опыте, уровне владения языками, инструментах, которыми пользуетесь, и примерах задач, которые вы самостоятельно довели до результата. Контакт для отклика предоставляется при публикации вакансии.