Финансовый координатор (координатор по документообороту)

Маркетинговое агентство A1 Team приглашает на позицию Координатор по документообороту

Мы ищем человека, который будет отвечать за документы, оплаты и согласования с клиентами, поставщиками и внутренними командами. Нам важны грамотность, скорость, проактивность и умение держать порядок в большом объёме информации.

Нужен специалист, которому можно передать участок и понимать, что он находится под контролем.

Ключевые задачи

• Ведение документооборота по клиентами.
• Контроль комплектности документов для оплат и подписания.
• Сопровождение согласования договоров, приложений, счетов и актов.
• Контроль дебиторской задолженности и графика поступления оплат.
• Работа в ЭДО.
• Взаимодействие с клиентами, рабочими группами и поставщиками по документам и оплатам.
• Подготовка тендерной документации.
• Ведение реестров, сроков и статусов.
• Работать по недельному плану поступлений: понимать, какие оплаты должны прийти, и доводить их до фактического поступления.
• Заранее видеть риски по оплатам и не ждать момента, когда срок уже прошёл

Что важно

• Уверенно работать с договорами, счетами, актами, УПД и первичной документацией;
• Понимание агентских и рамочных договоров.
• Грамотная письменная коммуникация.

• Иметь опыт контроля оплат и дебиторской задолженности;

• Уметь нормально и спокойно коммуницировать с клиентами по вопросам денег и документов;

• Не бояться напоминать, уточнять и добиваться конкретного ответа по срокам;

• Уметь самостоятельно расставлять приоритеты и вести несколько процессов одновременно;

• Быть внимательным к цифрам, срокам и деталям, не терять задачу после первого письма или сообщения, а доводить её до конца.

• Самостоятельность, пунктуальность, стрессоустойчивость.
• Скорость и внимательность к деталям.
• Проактивный подход к решению задач.

Будет плюсом

• Опыт работы в рекламном, digital, event или BTL-агентстве.
• Понимание основ бухгалтерского учёта и документооборота.
• Опыт работы с дебиторской задолженностью.
• Хорошее понимание и опыт работы в ЭДО.
• Подготовка тендерных документов.
• умение использовать ИИ-инструменты в своей работе.

Условия

• Комфортный офис в центре Москвы.
• Работа в сильной агентской команде.
• Достаточно высокий уровень самостоятельности: мы оцениваем не количество отправленных писем, а то, насколько ваш участок действительно находится под контролем.
• Интересные проекты.
• Возможность развиваться в сторону операционного управления и финансовой координации.