Бизнес-ассистент

VK — крупнейшая российская технологическая компания. Мы помогаем миллионам людей решать повседневные задачи в онлайне. Нашими продуктами и сервисами пользуется больше 95% аудитории рунета.

Задачи

• Управление календарём и расписанием: планирование и координация графика руководителя, назначение встреч, управление списками дел и отслеживание сроков, ведение протоколов встреч и отслеживание их исполнения
• Организация поездок: бронирование билетов, организация проживания, подготовка документов для поездок и составление маршрутов
• Письменные и устные коммуникации: фильтрация сообщений электронной почты, ответы на телефонные звонки, ведение деловой переписки, в том числе от лица руководителя
• Документооборот: оформление документов, контроль документооборота и поручений руководителя, обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу, личная доставка особой корреспонденции по запросу руководителя
• Приём посетителей: оказание офисного гостеприимства посетителям приёмной руководителя, координация приёма гостей, коллег и партнёров руководителем
• Составление графика отпусков руководителя и сотрудников подразделения
• Контактирование с ассистентами из других подразделений и помощниками топ-менеджмента генерального директора
• Организация командообразующих мероприятий, оформление договорных отношений с подрядчиками, формирование первичных учётных документов и проведение оплат
• Подготовка презентаций и иных аналитических материалов по вопросам компетенции направления, сводных отчётов
• Формирования плана поздравлений партнёров, формирование moodboard для выбора концепции подарков, заказ подарков партнёрам, ведение реестра партнёров, проведение оплат, формирование первичных учётных документов и развоз подарков в срок
• Выполнение личных поручений руководителя

Требования

• Высшее профессиональное образование (желательно документооборот, юриспруденция, финансы, менеджмент)
• Опыт работы на схожей должности/роли не менее пяти лет
• Уверенное владение офисными программами и специализированным ПО, опытный пользователь Microsoft PowerPoint и Microsoft Excel, Word
• Отличные навыки устной и письменной коммуникации, умение вести переговоры
• Высокая скорость печати, грамотность
• Знание минимум одного иностранного языка (чаще всего понадобится английский)
• Знание основ программирования и нестандартных компьютерных программ
• Умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями
• Знание основ действующего законодательства
• Грамотная, поставленная речь, высокие коммуникативные навыки
• Стрессоустойчивость: работа в условиях постоянной загрузки и непредвиденных ситуаций
• Внимательность к деталям
• Проактивность и инициативность: умение предвосхищать потребности руководителя и предлагать решения
• Гибкость и адаптивность: способность быстро реагировать на изменения и решать непредвиденные задачи