Секретарь, Делопроизводитель

Обязанности:

• Ведение делопроизводства Учреждения.
• Учет, регистрация, систематизация и распределение входящей и исходящей документации.
• Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
• Распределение документации после ее рассмотрения руководителем по соответствующим структурным подразделениям или конкретным исполнителям.
• Проверка, редактирование исходящих документов.
• Организация рассылки приказов, распоряжений, писем и иной документации заинтересованным лицам.
• Контроль доведения документов до их адресатов.
• Коммуникации с курьерскими службами.
• Принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя.
• Подготовка документов к поездкам руководителя.
• Организация командировок руководителя, заказ и бронирование билетов, мест проживания, транспортного обеспечения руководителя.
• Организация телефонных переговоров руководителя, видеоконференций, получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону, запись в его отсутствие принятых сообщений и доведение до сведения руководителя их содержания.
• Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам.
• Участие в подготовке руководством совещаний, организация их технического обслуживания, ведение и оформление необходимых протоколов.
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
• Обеспечение комплекса мер по сохранности документов.
• Обеспечение ведения текущей документации учреждения.
• Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
• Ведение предусмотренных в учреждении журналов входящей, исходящей корреспонденции.
• Организация работы по рассмотрению обращений граждан.
• Ведение журналов приема запросов медицинских документов; предварительной записи посещений помещения для ознакомления с медицинской документацией; учета работы помещения для ознакомления с медицинской документацией
• Организация работы с посетителями.
• Организация приема деловых партнеров.
• Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров.
• Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
• Документальное оформление решений руководителя.
• Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.
• Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
• Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.
• Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
• Печать служебных документов и материалов.
• Размножение служебных документов.
• Составление отчетов и аналитических справок по поручению руководителя, ведение информационно-справочной работы.
• Обеспечение хранения документов.
• Подготовка документов к архивному хранению.
  Формирование и использование баз данных в учреждении.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
• Дополнительные обязанности в рамках совмещения должности: проведение периодической работы по специальной оценке, условий труда (СОУТ); ведение локальных нормативных актов в сфере охраны труда; проведение вводного инструктажа по охране труда.

Требования:

• Законченное среднее образование / средне-профессиональное образование / высшее образование.
• Уверенный пользователь ПК.
• Умение пользоваться оргтехникой.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Этика делового общения.
• Ответственность.
• Исполнительность.
• Пунктуальность.
• Коммуникабельность.
• Приветствуется знание основ делопроизводства.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• График работы 5/2.
• Режим работы 08.00- 16.00.