Офис-менеджер

Мы ищем универсального специалиста уровня senior в административно-хозяйственной сфере. В твоей зоне ответственности будет всё, что касается офиса: аренда, закупки, хозяйственные вопросы и поддержка команды, чтобы каждый сотрудник мог сосредоточиться на своей работе. Ценим самостоятельность, умение держать всё под контролем и лёгкий, но эффективный стиль общения.
Movavi – международная IT-компания. Мы разрабатываем программы для редактирования фото и видео, которыми пользуются в 190+ странах.
Локация: Новосибирск, Фрунзе, 86. Формат работы – 8-часовой рабочий день в офисе.
Чем предстоит заниматься:
– Организовывать и поддерживать офисное пространство: продумывать планировку рабочих мест, расстановку мебели, оформление зон отдыха, создавать комфортную и продуктивную среду
– Координировать визиты гостей и сотрудников: управлять пропусками, встречать гостей, помогать с навигацией по офису
– Контролировать клининг и хозяйственные услуги: проверять качество уборки, взаимодействовать с подрядчиками, оформлять акты и счета
– Планировать бюджет и анализировать расходы: вести статьи затрат, мониторить фактические траты, готовить отчётность
– Контролировать инженерные системы (кондиционирование, вентиляцию, серверную), планировать сезонные работы
– Взаимодействовать с УК и подрядчиками: подавать заявки, организовывать доступ, согласовывать даты и контролировать сроки выполнения
– Оперативно решать вопросы офиса и минимизировать простой при нештатных ситуациях
– Искать и закупать мебель, расходные материалы, договариваться с поставщиками и оформлять документы
– Составлять технические задания и сметы на мелкие ремонтные и строительные работы
– Сопровождать договоры аренды, работать с арендаторами и документацией
– Организовывать внутренние мероприятия, командировки и закупку мерча
Для успешного выполнения задач тебе потребуется:
– Опыт работы от 3 лет в административно-хозяйственной должности
– Навыки взаимодействия с УК, подрядчиками, поставщиками и юристами
– Базовые знания инженерных систем и эксплуатации офисной инфраструктуры
– Умение планировать бюджет и контролировать расходы
– Организованность, коммуникабельность и навыки переговоров
– Опыт работы со средствами документооборота и таблицами Google Sheets/Excel
Будет плюсом:
– Опыт сопровождения аренды и договоров аренды
– Навыки подготовки и согласования смет, ТЗ и договоров
– Опыт организации корпоративных мероприятий, командировок и закупки мерча
– Знание специфики работы IT-компаний и понимание особенностей поддержки распределённых команд
Работа в Movavi – это:
– Международная IT-компания с офисами в разных странах и продуктами для миллионов пользователей
– Официальное трудоустройство и белая зарплата
– Компенсация спорта и возможность бесплатного обучения детей в школе программирования Movavi
– Заряженная и проактивная команда, которая ценит комфорт и поддерживающую рабочую среду

Требуемый опыт работы: более 3 лет